Déposer formalité INPI

Depuis le 1er janvier 2023, toutes les formalités de création, modification ou cessation d'activité des entreprises en France doivent impérativement être déposées via le Guichet unique de l'Institut National de la Propriété Industrielle (INPI). Cette plateforme dématérialisée centralise l'ensemble des démarches et transmet les informations aux organismes compétents (greffes des tribunaux de commerce, URSSAF, services fiscaux, etc.). Comprendre le processus de dépôt est essentiel pour assurer la conformité de votre entreprise et éviter les retards ou rejets.

Accéder au Guichet unique de l'INPI et créer votre compte

La première étape pour déposer une formalité sur le Guichet unique consiste à créer un compte utilisateur sur la plateforme dédiée de l'INPI. Ce compte est votre porte d'entrée unique pour toutes les démarches relatives à votre entreprise.

L'importance d'un compte personnel ou d'entreprise

Deux types de comptes peuvent être créés sur le Guichet unique : un compte "personne physique" ou un compte "entreprise".

• Le compte "personne physique" est associé à votre identité propre. Il est indispensable pour toute personne souhaitant créer une entreprise individuelle, mais aussi pour tout dirigeant ou associé agissant en son nom propre pour le compte d'une société.
• Le compte "entreprise" est lié à une entité juridique déjà existante. Il permet de gérer les formalités de modification ou de cessation pour cette entreprise. Il est généralement administré par un représentant légal ou une personne habilitée.

Il est recommandé de bien choisir le type de compte en fonction de votre situation et de la nature de la formalité que vous souhaitez déposer. Pour approfondir la compréhension du Guichet unique, vous pouvez consulter notre page dédiée : Le Guichet unique de l'INPI : fonctionnement et rôle.

Les étapes de création de compte

La création de votre compte est une démarche simple et rapide :

1. Rendez-vous sur le site officiel du Guichet unique de l'INPI : inpi.fr.
2. Cliquez sur la section dédiée à la création de compte.
3. Renseignez les informations personnelles ou relatives à l'entreprise demandées (nom, prénom, adresse e-mail, numéro SIREN/SIRET si applicable, etc.).
4. Choisissez un mot de passe sécurisé.
5. Validez votre inscription via le lien de confirmation envoyé à votre adresse e-mail.

Une fois votre compte créé et activé, vous pourrez vous connecter et accéder à votre tableau de bord personnel, point de départ de toutes vos formalités.

Choisir la nature de votre formalité

Après vous être connecté, la première action consiste à sélectionner le type de formalité que vous souhaitez effectuer. Le Guichet unique propose une arborescence claire pour vous guider.

Les différents types de formalités disponibles

Le Guichet unique regroupe toutes les formalités d'entreprises. Elles sont généralement classées en trois grandes catégories :

• Création d'entreprise : Pour toutes les nouvelles entités juridiques, qu'il s'agisse d'entreprises individuelles (micro-entreprise, EIRL) ou de sociétés (SARL, SAS, EURL, SASU, SCI, etc.).
• Modification d'entreprise : Pour toute évolution affectant l'entreprise après sa création. Cela inclut le changement de dirigeant, le transfert de siège social, la modification de l'objet social, l'augmentation ou la réduction de capital, le changement de dénomination sociale, etc.
• Cessation d'entreprise : Pour la dissolution, la liquidation ou la radiation d'une entreprise ou d'un établissement.

Chaque catégorie se subdivise en options plus spécifiques. Par exemple, une modification peut concerner une personne morale (société) ou une personne physique (entreprise individuelle).

Identifier la bonne catégorie pour votre démarche

Il est crucial de bien identifier la nature exacte de votre formalité dès le début. Une erreur de sélection pourrait entraîner un rejet de votre dossier et des délais supplémentaires. Prenez le temps de lire attentivement les descriptions proposées par le Guichet unique. Si vous avez un doute, n'hésitez pas à consulter les guides spécifiques disponibles sur formularis.fr, comme par exemple pour les démarches liées à la création d'entreprise via l'INPI ou la modification d'entreprise via l'INPI.

Voici un aperçu des formalités courantes et de leur catégorie :

Type de formalité	Catégorie principale	Exemples concrets
Création d'une SARL	Création d'entreprise	Immatriculation d'une nouvelle société commerciale
Changement d'adresse du siège social	Modification d'entreprise	Transfert de siège social, modification des statuts
Nomination d'un nouveau gérant	Modification d'entreprise	Changement de dirigeant, mise à jour du Kbis
Radiation d'une micro-entreprise	Cessation d'entreprise	Fermeture définitive d'une activité individuelle
Augmentation de capital social	Modification d'entreprise	Modification des statuts, dépôt d'un procès-verbal

Remplir le formulaire de formalité en ligne

Une fois la nature de votre formalité sélectionnée, vous accéderez au formulaire en ligne. Ce formulaire est dynamique et s'adapte en fonction des informations que vous renseignez, ne vous affichant que les champs pertinents pour votre situation.

Les informations à préparer avant de commencer

Pour un remplissage fluide et sans interruption, il est fortement recommandé de rassembler toutes les informations et documents nécessaires avant de débuter la saisie. Selon la formalité, vous pourriez avoir besoin des éléments suivants :

• Les informations d'identité de l'entreprise (dénomination sociale, numéro SIREN, adresse du siège social, forme juridique, objet social, capital social).
• Les informations d'identité des dirigeants et associés (nom, prénom, date et lieu de naissance, nationalité, adresse personnelle, régime matrimonial, numéro de sécurité sociale).
• Les statuts mis à jour ou le projet de statuts pour une création.
• Les procès-verbaux des assemblées générales ou des décisions de l'associé unique ayant approuvé la formalité.
• Les justificatifs de domicile pour les dirigeants et le siège social.
• Les attestations de parution d'annonces légales (le cas échéant).
• Les autorisations spécifiques (pour certaines activités réglementées).

Une bonne préparation est la clé pour éviter les allers-retours et les rejets.

Naviguer dans les sections du formulaire

Le formulaire est organisé en plusieurs sections thématiques (identité de l'entreprise, établissements, dirigeants, capital, etc.). Vous devrez parcourir ces sections et renseigner les champs demandés. Soyez précis et vérifiez chaque information. Le Guichet unique intègre des contrôles de cohérence qui peuvent signaler des erreurs de saisie.

Le formulaire vous demandera également de déclarer les établissements de votre entreprise, qu'il s'agisse du siège social ou d'établissements secondaires. Pour chaque établissement, vous devrez fournir son adresse complète, la date de début d'activité, et des informations sur l'activité exercée (code APE/NAF).

La sauvegarde et la reprise de votre saisie

Le Guichet unique permet de sauvegarder votre formalité en cours de saisie. C'est une fonctionnalité précieuse qui vous permet de prendre des pauses, de vérifier des informations ou de rassembler des documents sans perdre votre travail. Vous pourrez ainsi reprendre votre formalité à tout moment depuis votre tableau de bord.

Joindre les pièces justificatives requises

Le dépôt des pièces justificatives est une étape critique de votre formalité. Ces documents viennent étayer les informations déclarées dans le formulaire et sont examinés par les services instructeurs (greffe, URSSAF, etc.).

La liste des documents selon la formalité

La liste des pièces à joindre varie considérablement en fonction de la nature de la formalité et de la forme juridique de votre entreprise. Le Guichet unique affichera la liste exacte des documents attendus une fois que vous aurez renseigné les premières informations du formulaire.

Quelques exemples de pièces courantes :

• Pour une création : Exemplaire des statuts signés, attestation de dépôt de capital (pour les sociétés), justificatif de domiciliation, pièce d'identité du ou des dirigeants, déclaration sur l'honneur de non-condamnation, attestation de filiation.
• Pour un transfert de siège social : Procès-verbal de décision de transfert, statuts mis à jour, attestation de parution de l'annonce légale, justificatif du nouveau siège.
• Pour un changement de dirigeant : Procès-verbal de nomination, pièce d'identité du nouveau dirigeant, déclaration sur l'honneur de non-condamnation.

Pour une liste plus exhaustive et des conseils détaillés sur les documents à fournir, nous vous invitons à consulter notre guide sur les pièces jointes au Guichet unique.

Le format et la taille des fichiers

Les documents doivent être scannés ou générés au format numérique. Le Guichet unique accepte généralement les formats PDF. Il est important de respecter les tailles maximales de fichier indiquées par la plateforme. Si un document est trop volumineux, vous devrez le compresser ou le diviser en plusieurs fichiers (si cela est permis et ne nuit pas à la lisibilité).

Chaque pièce doit être nommée de manière explicite pour faciliter son identification (ex: "Statuts_SARL_NomSociete.pdf", "PV_AG_TransfertSiege.pdf").

L'importance de la conformité des pièces

Les pièces jointes doivent être lisibles, complètes et conformes aux exigences légales. Par exemple, les statuts ou procès-verbaux doivent être datés et signés par les personnes habilitées. Une pièce manquante, illisible ou non conforme est un motif fréquent de rejet de la formalité. Prenez le temps de vérifier chaque document avant de le téléverser.

La signature électronique de la formalité

Une fois le formulaire rempli et les pièces jointes téléversées, vous devrez signer électroniquement votre formalité. Cette signature confère une valeur juridique à votre démarche.

Les méthodes de signature acceptées

Le Guichet unique propose différentes méthodes de signature électronique :

• FranceConnect+ : Solution d'identification électronique sécurisée, qui s'appuie généralement sur l'identité numérique de La Poste. Elle offre un niveau de sécurité élevé.
• Certificat électronique qualifié : Un certificat délivré par une autorité de certification reconnue, garantissant l'identité du signataire. Cette méthode est souvent utilisée par les professionnels (experts-comptables, avocats) ou pour des entreprises ayant des exigences de sécurité élevées.

Le choix de la méthode dépendra de votre profil et de votre équipement. Le Guichet unique vous guidera dans le processus de signature.

Le rôle de la signature dans la validation

La signature électronique est une étape indispensable pour valider votre dépôt. Elle atteste que vous avez pris connaissance des informations déclarées et des pièces jointes, et que vous en approuvez le contenu. Sans cette signature, votre formalité ne peut pas être transmise aux organismes compétents. Pour en savoir plus, consultez notre page dédiée à la signature d'une formalité INPI.

Le paiement des frais de formalité

Certaines formalités entraînent des frais, notamment les émoluments du greffe et d'éventuels frais de publication d'annonce légale. Le Guichet unique centralise le paiement de la plupart de ces coûts.

Les émoluments du greffe et autres coûts

Les frais sont principalement constitués des émoluments du greffe du tribunal de commerce, qui rémunèrent le travail d'enregistrement et de publication des informations au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Ces frais varient en fonction de la nature de la formalité (création, modification, cessation) et de la forme juridique de l'entreprise.

Il peut également y avoir des frais de dépôt d'actes ou d'autres taxes spécifiques. Les coûts liés à la publication d'une annonce légale sont à régler directement auprès du journal habilité, mais pour certaines formalités, le Guichet unique peut proposer une interface pour faciliter cette étape.

Attention : Les montants exacts des frais sont indiqués par le Guichet unique au moment du paiement et sont susceptibles de varier. Il est impératif de vérifier le montant exact auprès du greffe compétent au moment de votre démarche.

Les modes de paiement disponibles

Le Guichet unique propose généralement le paiement en ligne par carte bancaire. Ce mode de paiement est sécurisé et permet une validation immédiate de votre formalité après le règlement. Assurez-vous d'avoir une carte bancaire valide et les fonds suffisants.

Suivre l'état d'avancement de votre dépôt

Une fois votre formalité déposée et payée, elle est transmise aux organismes compétents. Vous pouvez suivre son avancement directement depuis votre tableau de bord du Guichet unique.

Le tableau de bord du Guichet unique

Votre tableau de bord centralise toutes les formalités que vous avez initiées. Chaque formalité y est listée avec son numéro de dossier, sa date de dépôt et son statut actuel. C'est l'outil principal pour garder un œil sur vos démarches.

Comprendre les statuts de votre formalité

Le statut de votre formalité évoluera au fur et à mesure de son traitement. Voici les principaux statuts que vous pourrez rencontrer :

• Brouillon : La formalité a été initiée mais n'est pas encore complétée ou soumise.
• En attente de signature/paiement : La formalité est prête à être signée et/ou payée.
• Déposée : La formalité a été soumise au Guichet unique.
• En cours d'examen : La formalité est en cours de traitement par les organismes compétents (greffe, URSSAF, etc.).
• Validée : La formalité a été acceptée et enregistrée.
• Rejetée : La formalité contient des erreurs ou des pièces manquantes et n'a pas pu être traitée.
• En attente de compléments : Des informations ou des documents supplémentaires sont demandés.

Pour plus de détails sur les différents statuts et leur signification, consultez notre article sur le suivi d'une formalité INPI.

Que faire en cas de rejet ou de demande de correction

Il arrive que des formalités soient rejetées ou nécessitent des compléments. Il est important de savoir comment réagir rapidement pour éviter des retards préjudiciables.

Les motifs de rejet fréquents

Les rejets sont souvent dus à :

• Des informations incohérentes entre le formulaire et les pièces jointes.
• Des pièces justificatives manquantes, illisibles, non signées ou non conformes.
• Une erreur dans le choix de la formalité ou de la forme juridique.
• Des informations obligatoires non renseignées.

En cas de rejet, vous recevrez une notification expliquant le ou les motifs. Il est essentiel de lire attentivement cette notification pour comprendre la nature de l'erreur. Pour plus d'informations, vous pouvez consulter notre page dédiée : Formalité INPI rejetée : que faire ?

La procédure de correction d'une formalité

Si votre formalité est rejetée ou si des compléments sont demandés, vous devrez généralement reprendre le dossier depuis votre tableau de bord. Le Guichet unique vous permettra de modifier les informations erronées ou d'ajouter les pièces manquantes. Une fois les corrections effectuées, vous devrez soumettre à nouveau le dossier. Cette nouvelle soumission peut nécessiter une nouvelle signature électronique, mais pas toujours un nouveau paiement si les frais initiaux ont déjà été réglés.

Il est crucial d'agir rapidement pour corriger les erreurs, car le délai de traitement recommence à chaque nouvelle soumission. Des informations complémentaires sont disponibles sur notre guide pour corriger une formalité INPI.

Anticiper et préparer votre démarche pour un dépôt serein

Pour déposer une formalité sur le Guichet unique de l'INPI sans encombre, l'anticipation et la rigueur sont vos meilleurs alliés. Une bonne préparation en amont vous fera gagner un temps précieux et évitera les déconvenues.

Vérifier la validité et la conformité de tous les documents

Avant de téléverser vos pièces jointes, assurez-vous qu'elles respectent toutes les exigences : date, signatures, mentions obligatoires, clarté et lisibilité. Par exemple, un procès-verbal doit mentionner la date de la décision, l'identité des participants, l'ordre du jour, les résolutions adoptées et être signé par les personnes habilitées.

Relire attentivement toutes les informations saisies

Prenez le temps de relire l'intégralité du formulaire avant de valider. Une simple erreur de frappe sur une date, un nom ou une adresse peut entraîner un rejet. Faites-vous aider si nécessaire, une relecture par une tierce personne peut être très utile pour détecter des oublis.

Conserver un historique de vos démarches

Le Guichet unique conserve l'historique de vos formalités. Néanmoins, il est recommandé de télécharger et de conserver une copie de tous les documents déposés, des accusés de réception et des justificatifs de paiement. Ces éléments pourront vous être utiles en cas de besoin de vérification ou de litige ultérieur.

En suivant ces étapes et en vous armant de patience et de précision, vous maîtriserez le processus de dépôt de formalités sur le Guichet unique de l'INPI et assurerez la bonne gestion administrative de votre entreprise.