Documents transfert siège social

Un dossier de transfert de siège social se juge sur ses pièces. Le greffe examine ce que vous déposez au Guichet unique — pas ce que vous avez fait par ailleurs, ni ce que vous avez oublié de scanner. Un document manquant, ou daté à côté, ou signé par la mauvaise personne, déclenche une demande de complément qui suspend l'instruction jusqu'à réception. Autant préparer la liste complète avant d'ouvrir la déclaration en ligne.

Les pièces attendues sont énumérées par la fiche Service Public F31479 Transfert du siège social d'une société (vérifiée le 5 septembre 2025). Cet article reprend cette liste, précise chaque pièce, et signale les cas où une pièce complémentaire s'impose.

L'acte constatant la décision

C'est la pièce fondatrice du dossier. Selon la forme juridique, il s'agit d'un procès-verbal d'assemblée, d'une décision de l'associé unique consignée par écrit, ou d'une décision du gérant lorsque les statuts l'autorisent.

L'acte mentionne l'ancienne adresse, la nouvelle, la date d'effet du transfert, la date de la décision, et l'identité de la personne qui a décidé. Il est signé par cette personne ou par le président de séance. La signature manuscrite est admise, la signature électronique aussi si la société l'utilise habituellement pour ses actes.

Le format PDF est de rigueur pour le téléversement. Un scan lisible d'un document signé sur papier convient — le greffe n'exige pas la version papier originale pour cette formalité.

Les statuts mis à jour

Le changement d'adresse impose une refonte du texte statutaire. Les statuts déposés au Guichet unique doivent être la version consolidée à jour — le texte intégral avec l'article de siège corrigé — et pas un simple avenant.

Ils sont datés et signés à la même date que la décision (ou à la date d'entrée en vigueur du transfert si elle diffère). La signature revient à la personne compétente selon la forme juridique : gérant en SARL, président en SAS, associé unique en EURL ou SASU. Un jeu de statuts non signé sera refusé.

Il est utile d'insérer sur la page de couverture ou en pied la mention « Statuts mis à jour au [date] » pour marquer clairement qu'il s'agit de la version consolidée, et non d'un texte historique.

Le justificatif de jouissance des nouveaux locaux

La fiche officielle exige la preuve que la société a le droit d'occuper l'adresse déclarée comme nouveau siège. Trois types de justificatifs sont admis, selon la situation :

• Titre de propriété lorsque la société détient les locaux ;
• Bail commercial ou professionnel signé au nom de la société, si elle est locataire ;
• Facture récente (électricité, téléphone, box internet) au nom de la société ou du dirigeant, lorsque le siège est fixé au domicile du dirigeant.

Le mot « récent » désigne en pratique un document daté de moins de trois mois. Une facture plus ancienne est refusée. En cas d'hébergement par un tiers, une attestation d'hébergement signée par le titulaire du titre s'ajoute, avec une copie de sa pièce d'identité.

Une société de domiciliation fournit son propre document : un contrat de domiciliation en cours, mentionnant sa qualité d'entreprise domiciliataire agréée par le préfet. Ce contrat vaut justificatif à lui seul.

L'attestation de parution de l'annonce légale

Elle est délivrée par le journal d'annonces légales où la société a fait paraître son annonce. Elle atteste que la publication a bien eu lieu, à quelle date, avec quel contenu, et pour quel montant réglé.

Deux formes coexistent aujourd'hui — l'attestation papier, remise avec le justificatif de paiement, et l'attestation numérique, téléchargeable depuis l'espace client du journal ou envoyée par courriel. Les deux ont la même valeur juridique. La fiche Service Public accepte la version PDF pour le dépôt.

Un point de vigilance : le nom exact et le numéro RCS portés sur l'attestation doivent correspondre trait pour trait à ceux du Kbis. Une différence — orthographe du nom, sigle absent, forme juridique incomplète — n'est pas anodine pour le greffe.

Dans un transfert changeant de ressort de greffe, deux annonces sont publiées, donc deux attestations doivent être jointes.

La liste des sièges sociaux antérieurs

Cette pièce est spécifique aux transferts changeant de ressort. Elle liste, dans l'ordre chronologique, chaque adresse de siège social qu'a connue la société depuis sa création, avec la date de chaque changement.

La liste est établie par la société elle-même, sur papier libre. Elle est signée par le représentant légal. Sa fonction : permettre au nouveau greffe de reconstituer l'historique administratif de la société qu'il va accueillir.

Dans un transfert intra-ressort — même département, même greffe — cette pièce n'est pas requise. Le greffe qui traitait déjà la société détient l'historique par lui-même.

Le formulaire Cerfa, ou son absence

Avant 2023, chaque type de formalité imposait un formulaire Cerfa spécifique — le M2 pour une modification en particulier. Depuis la mise en service du Guichet unique de l'INPI le 1er janvier 2023, ces Cerfa sont remplacés par un parcours en ligne guidé : les informations sont saisies directement dans les champs de la déclaration, et le formulaire papier n'existe plus au dossier.

Une page tierce qui vous demande encore de télécharger « le Cerfa M2 » n'est pas à jour de la réforme. Vous ne trouverez plus ce document sur les sites administratifs officiels pour les formalités classiques du Guichet unique.

Les pièces d'identité et pouvoirs

Le Guichet unique impose l'identification du déposant. Si le représentant légal dépose lui-même la déclaration, une pièce d'identité en cours de validité est jointe.

Si le dépôt est fait par un mandataire — expert-comptable, avocat, tiers habilité — un pouvoir signé par le représentant légal accompagne la pièce d'identité du mandataire. Ce pouvoir mentionne l'objet précis de la formalité (« transfert de siège social » et non un « toute formalité » générique) et sa durée de validité.

Ce que le dossier ne contient pas

Trois pièces sont parfois demandées par erreur, ou proposées par des pages tierces, alors qu'elles ne sont pas exigées par la fiche officielle :

• un extrait de Kbis récent — le greffe le détient lui-même, il ne vous le réclame pas ;
• un bilan comptable — sans rapport avec une modification statutaire ;
• un casier judiciaire — il n'est demandé qu'en création d'entreprise pour vérifier l'absence d'interdiction de gérer.

Ajouter des pièces surnuméraires n'accélère pas l'instruction — au mieux, elles sont ignorées ; au pire, elles alourdissent le dossier et créent des risques de contradiction avec les pièces qui font foi.

Les formats acceptés

Le Guichet unique accepte les fichiers PDF, JPG, PNG. Chaque pièce est téléversée dans le champ dédié — un PDF unique par pièce, sans compression excessive qui rendrait le texte illisible. Une taille de fichier autour de 1 à 3 Mo est raisonnable ; au-delà, le téléversement peut être refusé.

Les scans doivent être lisibles à l'écran, y compris les signatures et les tampons éventuels. Un document flou ou coupé sera renvoyé pour reprise. La liste des formalités précise l'enchaînement des dépôts ; cette page se concentre sur la qualité des pièces prises une par une.

Une vérification finale avant validation

Avant de valider la déclaration, il est utile de contrôler que chaque pièce répond à trois questions simples : est-elle datée cohéremment avec la décision ? est-elle signée par la bonne personne ? est-elle lisible à l'écran, sans zone floue ? Un dossier qui passe ces trois contrôles a de bonnes chances d'être validé directement par le greffe, sans demande de complément.