Déclaration des bénéficiaires effectifs

La déclaration des bénéficiaires effectifs est une formalité légale incontournable pour la plupart des entités juridiques immatriculées en France. Instaurée dans le cadre de la lutte contre le blanchiment d'argent et le financement du terrorisme, elle vise à identifier les personnes physiques qui exercent un contrôle réel sur une société ou un groupement. Pour tout créateur, associé ou dirigeant d'entreprise, comprendre cette obligation et la réaliser correctement dès la création est essentiel pour assurer la conformité de votre structure.

Qu'est-ce qu'un bénéficiaire effectif ?

Un bénéficiaire effectif est la ou les personnes physiques qui, en dernier ressort, possèdent ou contrôlent une entité juridique, ou pour le compte de laquelle une transaction est exécutée. Cette définition est cruciale car elle permet de percer la « façade » juridique d'une société pour identifier les individus réels derrière elle. L'objectif est d'accroître la transparence financière et de prévenir les activités illicites.

Les critères d'identification du bénéficiaire effectif

L'identification des bénéficiaires effectifs repose sur des critères précis, définis par le Code monétaire et financier. Vous devez les appliquer de manière hiérarchique :

1. Critère de la propriété directe ou indirecte : Est considéré comme bénéficiaire effectif toute personne physique qui détient, directement ou indirectement, plus de 25 % du capital ou des droits de vote de la société.
   • La détention directe signifie que la personne possède les parts ou actions en son nom propre.
   • La détention indirecte implique une chaîne de contrôle via d'autres sociétés. Par exemple, si une personne physique détient 60 % des parts d'une société A, qui elle-même détient 50 % des parts d'une société B, alors cette personne physique est bénéficiaire effectif de la société B (60% de 50% = 30%).
2. Critère du pouvoir de contrôle : Si aucun individu ne remplit le critère de la propriété, vous devez rechercher la personne physique qui exerce un pouvoir de contrôle sur la société par d'autres moyens. Cela peut inclure le pouvoir de nommer ou de révoquer la majorité des membres des organes d'administration, de direction ou de surveillance de la société.
3. Critère du représentant légal ou du dirigeant : En dernier recours, si les deux premiers critères ne permettent pas d'identifier un bénéficiaire effectif, la personne physique qui occupe la position de représentant légal (gérant, président, etc.) de la société sera désignée comme bénéficiaire effectif par défaut.

Il est important de noter qu'une société peut avoir plusieurs bénéficiaires effectifs si plusieurs personnes physiques répondent à ces critères.

Quelles entités sont concernées par la déclaration ?

L'obligation de déclaration des bénéficiaires effectifs s'applique à un large éventail d'entités juridiques. En règle générale, toute entité immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) est concernée. Cela inclut notamment :

• Les sociétés commerciales (SARL, EURL, SA, SAS, SASU, SNC, SCS, SCA).
• Les sociétés civiles (SCI, SCP, SCM, etc.).
• Les Groupements d'Intérêt Économique (GIE) et les Groupements Européens d'Intérêt Économique (GEIE).
• Les associations et fondations assujetties à l'immatriculation au RCS.
• Les sociétés d'exercice libéral (SELARL, SELAFA, SELAS, SELACA).

Certaines entités sont toutefois exemptées de cette obligation, notamment les entreprises individuelles (y compris les micro-entrepreneurs) car elles ne constituent pas une personne morale distincte de l'entrepreneur. Les sociétés dont les titres sont admis aux négociations sur un marché réglementé (sociétés cotées en bourse) sont également exemptées, car elles sont déjà soumises à des obligations de transparence équivalentes.

Pour la création de votre entreprise, cette déclaration est une étape clé des formalités de création d'entreprise/ et doit être anticipée dès la préparation de votre dossier.

Quand et comment effectuer la déclaration initiale ?

La déclaration des bénéficiaires effectifs est une formalité obligatoire dès la création de votre société. Elle doit être réalisée simultanément à la demande d'immatriculation de l'entité. Sans cette déclaration, votre dossier d'immatriculation ne pourra pas être validé et votre société ne sera pas enregistrée au RCS.

Le Guichet unique de l'INPI : point d'entrée unique

Depuis le 1er janvier 2023, toutes les formalités de création, de modification et de cessation d'activité des entreprises doivent être effectuées en ligne, via le Guichet unique de l'INPI. C'est donc sur cette plateforme que vous devrez réaliser votre déclaration des bénéficiaires effectifs.

Vous retrouverez des informations détaillées sur le fonctionnement de cette plateforme sur le site officiel du Guichet unique de l'INPI (page publiée le 23 août 2024).

Le processus se déroule généralement comme suit :

1. Accès au Guichet unique : Connectez-vous à votre espace personnel sur le site du Guichet unique de l'INPI.
2. Dépôt du dossier de création : Vous commencerez par renseigner les informations relatives à votre société (forme juridique, dénomination, adresse du siège social, capital social, dirigeants, etc.).
3. Section "Bénéficiaires effectifs" : Une section dédiée à la déclaration des bénéficiaires effectifs vous sera proposée. Vous devrez y renseigner les informations requises pour chaque personne physique identifiée comme bénéficiaire effectif.
4. Validation et transmission : Une fois toutes les informations saisies et les documents annexes (si nécessaire) joints, vous pourrez valider et transmettre votre dossier complet au Guichet unique, qui se chargera de le transmettre aux organismes compétents (greffe du tribunal de commerce, INSEE, services fiscaux, etc.).

Pour plus de détails sur la procédure générale, vous pouvez consulter notre guide sur comment créer une entreprise en ligne/.

Quelles informations doivent figurer dans la déclaration ?

La déclaration des bénéficiaires effectifs est un document précis qui requiert des informations détaillées sur la société et sur chaque bénéficiaire effectif identifié. La complétude et l'exactitude de ces informations sont primordiales pour la validité de votre déclaration.

Informations relatives à la société déclarante

Vous devrez fournir les éléments d'identification de votre entreprise tels que :

• La dénomination sociale ou raison sociale de la société.
• La forme juridique (SARL, SAS, SCI, etc.).
• L'adresse de son siège social.
• Le numéro unique d'identification (SIREN), s'il est déjà attribué.
• Le numéro RCS et la ville d'immatriculation, si la société est déjà immatriculée (pour les mises à jour).

Informations relatives à chaque bénéficiaire effectif

Pour chaque personne physique identifiée comme bénéficiaire effectif, vous devrez renseigner les informations suivantes :

• Nom de naissance, nom d'usage (le cas échéant), prénoms.
• Date et lieu de naissance.
• Nationalité.
• Adresse personnelle.
• Les modalités du contrôle exercé par cette personne sur la société. Cela peut inclure :
  • Le pourcentage de parts ou d'actions détenues.
  • Le pourcentage de droits de vote détenus.
  • La nature du pouvoir de contrôle exercé (par exemple, pouvoir de nomination/révocation des dirigeants).
  • La mention "par défaut" si la personne est désignée en tant que dirigeant en l'absence d'autres critères.
• La date à laquelle la personne est devenue bénéficiaire effectif. Pour une création, il s'agira généralement de la date de constitution de la société.

Les documents nécessaires pour créer une entreprise/ incluent souvent les pièces d'identité des dirigeants et associés, qui pourront vous aider à remplir ces informations avec précision.

Le registre des bénéficiaires effectifs (RBE)

Toutes les déclarations de bénéficiaires effectifs sont centralisées dans un registre national unique, le Registre des Bénéficiaires Effectifs (RBE). Ce registre est tenu par l'INPI et est consultable dans des conditions strictement définies.

Objectif et gestion du RBE

Le RBE a été créé pour renforcer la transparence juridique et financière des entreprises. Il constitue un outil essentiel pour les autorités dans la lutte contre la fraude fiscale, le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme. Il permet d'identifier rapidement les personnes physiques qui se cachent derrière des montages complexes.

Le greffe du tribunal de commerce est l'autorité chargée de vérifier la conformité des déclarations et de les inscrire au RBE. Il s'assure que les informations sont complètes et cohérentes avec les autres documents du dossier d'immatriculation.

Accès aux informations du RBE

L'accès aux informations contenues dans le RBE est réglementé :

• Accès complet : Les autorités nationales (magistrats, douanes, fisc, TRACFIN, etc.) ainsi que certains professionnels (notaires, avocats, experts-comptables, banques) dans le cadre de leurs obligations de lutte anti-blanchiment ont un accès complet aux informations du RBE.
• Accès limité pour le public : Le grand public peut accéder à certaines informations concernant les bénéficiaires effectifs, telles que leur nom, prénom, mois et année de naissance, nationalité, pays de résidence et les modalités de contrôle. L'adresse personnelle et la date de naissance complète ne sont pas accessibles au public. Cet accès public vise à renforcer la transparence générale des affaires.

Quelles sont les obligations de mise à jour ?

La déclaration des bénéficiaires effectifs n'est pas une formalité ponctuelle. Elle doit être maintenue à jour tout au long de la vie de votre société. Toute modification affectant l'identité d'un bénéficiaire effectif ou les modalités de son contrôle doit faire l'objet d'une nouvelle déclaration.

Délai et modalités de la mise à jour

En cas de changement, vous disposez d'un délai de 30 jours à compter de l'événement modifiant les informations pour déposer une déclaration rectificative. Ces événements peuvent inclure :

• Une modification du capital social (augmentation, réduction) entraînant un changement dans les pourcentages de détention.
• Une cession de parts ou d'actions qui modifie la détention de plus de 25 % du capital ou des droits de vote.
• Un changement de dirigeant si celui-ci était désigné comme bénéficiaire effectif par défaut.
• Toute autre modification des statuts ou des accords entre associés qui impacte le pouvoir de contrôle.

La mise à jour s'effectue également via le Guichet unique de l'INPI, en sélectionnant l'option de modification des informations de votre entreprise.

Quels sont les risques en cas de non-déclaration ou de fausse déclaration ?

Le non-respect de l'obligation de déclaration des bénéficiaires effectifs, qu'il s'agisse d'une absence de déclaration, d'une déclaration tardive ou d'informations erronées, expose la société et ses dirigeants à des sanctions importantes.

Sanctions pénales pour les dirigeants

Le Code monétaire et financier prévoit des sanctions pénales pour les dirigeants qui ne procèdent pas à la déclaration ou qui fournissent des informations fausses ou incomplètes :

• Une peine d'emprisonnement pouvant aller jusqu'à six mois.
• Une amende pouvant atteindre 7 500 euros.
• Des peines complémentaires, telles que l'interdiction de gérer ou l'interdiction d'exercer une profession commerciale ou industrielle.

Sanctions pour la personne morale

La société elle-même peut également être sanctionnée. Les peines encourues par la personne morale peuvent inclure :

• Une amende pouvant aller jusqu'à 37 500 euros (cinq fois l'amende encourue par la personne physique).
• La dissolution de la société.
• L'interdiction, à titre définitif ou pour une durée de cinq ans au plus, d'émettre des chèques ou d'utiliser des cartes de paiement.
• L'interdiction de faire appel public à l'épargne.
• L'exclusion des marchés publics.

Ces sanctions soulignent l'importance capitale de cette formalité. Une déclaration correcte et à jour est une preuve de la bonne gouvernance de votre entreprise et de son engagement en faveur de la transparence.

Coût de la déclaration des bénéficiaires effectifs

La déclaration des bénéficiaires effectifs entraîne des frais de greffe. Ces frais sont dus pour l'enregistrement de la déclaration au RBE. Le montant est fixé par arrêté et peut être sujet à révision. Il est distinct des émoluments d'immatriculation de la société.

Au jour de la rédaction, le coût de la déclaration initiale des bénéficiaires effectifs est d'environ 21,41 € (émoluments du greffe TTC). Pour une déclaration modificative, le coût est d'environ 46,31 € (émoluments du greffe TTC). Nous vous invitons à vérifier ces montants auprès du greffe compétent ou sur le site de l'INPI au moment de votre démarche, car ils peuvent être ajustés.

Ces frais s'ajoutent aux autres coûts liés à la création de votre entreprise/, tels que les frais d'annonce légale ou les émoluments d'immatriculation.

Les points clés à retenir pour votre déclaration

La déclaration des bénéficiaires effectifs est une étape essentielle dans la vie de votre entreprise, dès sa création. Pour vous assurer de sa bonne exécution et éviter tout désagrément, gardez à l'esprit les points suivants :

• Obligation légale : C'est une exigence légale stricte pour la plupart des personnes morales immatriculées au RCS.
• Identification rigoureuse : Prenez le temps d'identifier avec précision tous les bénéficiaires effectifs selon les critères de propriété et de contrôle. En cas de doute, le dirigeant est le bénéficiaire par défaut.
• Guichet unique : La déclaration initiale et toutes les mises à jour se font exclusivement via le Guichet unique de l'INPI.
• Délais impératifs : La déclaration initiale doit être faite simultanément à la demande d'immatriculation. Toute modification doit être déclarée dans les 30 jours suivant l'événement.
• Sanctions importantes : Le non-respect de cette obligation expose votre entreprise et ses dirigeants à des sanctions pénales et administratives significatives.
• Transparence : Cette démarche participe à la transparence des affaires et à la lutte contre les activités illicites.

En respectant scrupuleusement ces étapes, vous garantissez la conformité de votre entreprise et contribuez à un environnement économique plus transparent.