Déclaration bénéficiaires effectifs

La déclaration des bénéficiaires effectifs est une formalité administrative obligatoire pour la plupart des entités juridiques en France. Elle vise à identifier les personnes physiques qui exercent un contrôle effectif sur une société ou un organisme, dans un objectif de transparence financière et de lutte contre le blanchiment d'argent et le financement du terrorisme. Que vous soyez en phase de création d'entreprise ou dirigeant d'une structure existante, comprendre cette obligation et savoir comment y répondre est essentiel pour la conformité de votre entité.

Qu'est-ce qu'un bénéficiaire effectif et pourquoi le déclarer ?

Le concept de bénéficiaire effectif est au cœur des dispositifs de transparence et de lutte contre la criminalité financière. Il ne s'agit pas nécessairement du dirigeant ou des associés majoritaires apparents, mais bien de la personne physique qui détient le pouvoir de contrôle ultime sur la société.

Définition légale du bénéficiaire effectif

Selon l'article L. 561-2-2 du Code monétaire et financier, un bénéficiaire effectif est la ou les personnes physiques qui, soit détiennent directement ou indirectement plus de 25 % du capital ou des droits de vote de la société, soit exercent, par tout autre moyen, un pouvoir de contrôle sur les organes de gestion, d'administration ou de direction de la société, ou sur son assemblée générale. Si aucun de ces critères ne permet d'identifier une personne physique, le bénéficiaire effectif est alors le représentant légal de la société. Une définition plus détaillée est disponible sur notre page dédiée : Définition du bénéficiaire effectif.

Les critères de détermination incluent :

• La détention directe ou indirecte du capital : une personne physique détient directement plus de 25 % du capital lorsqu'elle possède personnellement cette part. La détention est indirecte si elle passe par l'intermédiaire d'une ou plusieurs personnes morales contrôlées par cette même personne physique.
• La détention directe ou indirecte des droits de vote : il s'agit de la même logique que pour le capital, mais appliquée aux droits de vote qui permettent d'influencer les décisions en assemblée générale.
• Le pouvoir de contrôle par d'autres moyens : ce critère est plus subjectif et peut inclure la capacité d'exercer une influence significative sur les décisions de l'entreprise, par exemple via des pactes d'associés, des accords de financement, ou la capacité de nommer ou révoquer la majorité des membres des organes de direction.

Objectif de la déclaration

L'obligation de déclarer les bénéficiaires effectifs découle de directives européennes et vise principalement à :

• Lutter contre le blanchiment d'argent et le financement du terrorisme : en identifiant les véritables propriétaires des entreprises, il devient plus difficile d'utiliser des structures juridiques opaques pour dissimuler des fonds d'origine illicite ou financer des activités illégales.
• Améliorer la transparence financière : cette mesure contribue à une meilleure connaissance des structures de propriété et de contrôle des entreprises, offrant une visibilité accrue aux autorités et, dans une certaine mesure, au public.
• Renforcer la confiance des acteurs économiques : une meilleure transparence peut rassurer les partenaires commerciaux, les investisseurs et les institutions financières.

Qui est concerné par cette obligation ?

Un large éventail d'entités juridiques est assujetti à l'obligation de déclarer ses bénéficiaires effectifs. Cette formalité ne se limite pas aux seules sociétés commerciales, mais s'étend à de nombreuses autres structures.

Les formes juridiques assujetties

Sont notamment concernées par cette obligation :

• Les sociétés commerciales (SARL, EURL, SA, SAS, SASU, SNC, SCS, SCA).
• Les sociétés civiles (SCI, SCM, SCP, etc.).
• Les groupements d'intérêt économique (GIE) et les groupements européens d'intérêt économique (GEIE).
• Les associations et fondations soumises à immatriculation.
• Les organismes de placement collectif.
• Les sociétés d'exercice libéral (SELARL, SELAFA, SELAS, SELCA).

En résumé, toute personne morale immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) ou au Registre National des Entreprises (RNE) doit se conformer à cette obligation.

Les exceptions

Certaines entités sont exemptées de cette déclaration, notamment :

• Les entreprises individuelles (y compris les micro-entreprises), car elles ne constituent pas une personne morale distincte de l'entrepreneur.
• Les sociétés dont les titres sont admis aux négociations sur un marché réglementé (car elles sont déjà soumises à des obligations de transparence équivalentes).
• Les institutions et organismes publics.

Quand et comment effectuer la déclaration initiale ?

La déclaration des bénéficiaires effectifs est une formalité qui doit être réalisée à des moments clés de la vie de l'entreprise, en particulier lors de sa création. Le processus est désormais centralisé.

Le moment de la déclaration lors de la création d'entreprise

La déclaration des bénéficiaires effectifs doit être effectuée au moment du dépôt de la demande d'immatriculation de la société. C'est une formalité concomitante et indissociable de la création de l'entreprise. Sans cette déclaration, l'immatriculation ne peut être finalisée par le greffe compétent. Il est donc impératif d'avoir identifié et collecté toutes les informations relatives aux bénéficiaires effectifs avant d'engager les démarches de création.

Le Guichet unique de l'INPI : plateforme de référence

Depuis le 1er janvier 2023, toutes les formalités de création, modification et cessation d'entreprise, y compris la déclaration des bénéficiaires effectifs, doivent être réalisées exclusivement en ligne via le Guichet unique des formalités des entreprises, opéré par l'Institut National de la Propriété Industrielle (INPI). Cette plateforme centralise l'ensemble des démarches, simplifiant ainsi le processus pour les entrepreneurs. Vous pouvez accéder à ce service via le site officiel : inpi.fr/formalites-entreprises/guichet-unique (page publiée le 23 août 2024).

L'utilisation du Guichet unique implique de créer un compte utilisateur et de suivre les étapes indiquées pour votre type de formalité. La déclaration des bénéficiaires effectifs est une section spécifique du formulaire de création d'entreprise.

Quelles informations sont requises pour chaque bénéficiaire effectif ?

Pour chaque personne physique identifiée comme bénéficiaire effectif, un ensemble précis d'informations doit être fourni. Ces données sont essentielles pour assurer la traçabilité et la transparence exigées par la loi.

Les données d'identification personnelles

Les informations à déclarer pour chaque bénéficiaire effectif sont les suivantes :

• Nom de naissance et, le cas échéant, nom d'usage.
• Prénoms.
• Date et lieu de naissance (ville et pays).
• Nationalité.
• Adresse personnelle.

Ces informations permettent une identification univoque de la personne physique concernée.

La nature et l'étendue du contrôle exercé

Outre l'identité du bénéficiaire effectif, il est impératif de préciser la manière dont il exerce son contrôle sur la société. Cette information est cruciale pour justifier le statut de bénéficiaire effectif. Il convient de détailler :

• Les modalités du contrôle :
  • Détention directe de capital ou de droits de vote (préciser le pourcentage).
  • Détention indirecte de capital ou de droits de vote (préciser le pourcentage et le cheminement via les personnes morales intermédiaires).
  • Contrôle par d'autres moyens (par exemple, droit de nommer ou révoquer la majorité des membres des organes de direction, clauses statutaires spécifiques, pactes d'associés).
• La date à laquelle la personne est devenue bénéficiaire effectif.

Cette description doit être suffisamment précise pour que le greffe puisse vérifier la conformité de la déclaration avec les critères légaux.

Le processus de déclaration étape par étape

La déclaration des bénéficiaires effectifs s'intègre dans le parcours global de création d'entreprise sur le Guichet unique. Voici les principales étapes à suivre.

Identification et collecte des informations

Avant toute saisie en ligne, il est indispensable de réaliser un travail préparatoire rigoureux :

1. Identifier tous les bénéficiaires effectifs : en appliquant scrupuleusement les critères de détention de capital, de droits de vote ou de pouvoir de contrôle. Il peut y en avoir plusieurs.
2. Collecter les informations personnelles : recueillir pour chaque bénéficiaire effectif les données d'identification mentionnées précédemment (nom, prénom, date et lieu de naissance, nationalité, adresse).
3. Déterminer la nature et l'étendue du contrôle : documenter précisément comment chaque bénéficiaire effectif exerce son contrôle (pourcentages de capital/droits de vote, nature des "autres moyens de contrôle").

Préparation des documents justificatifs

Bien que la déclaration se fasse en ligne, il est recommandé de disposer de tous les documents justificatifs sous format numérique. Le Guichet unique peut demander des pièces complémentaires pour étayer la déclaration. Généralement, les statuts de la société, l'organigramme de détention (en cas de structures complexes) et l'identité des associés sont les principaux éléments à prévoir.

Saisie sur le Guichet unique

Une fois connecté à votre espace sur le site de l'INPI, vous accéderez au formulaire de création d'entreprise. Une section spécifique sera dédiée à la déclaration des bénéficiaires effectifs. Vous devrez y renseigner les informations pour chaque bénéficiaire identifié, en veillant à l'exactitude des données saisies.

Il est crucial de vérifier chaque champ attentivement, car toute erreur pourrait entraîner un rejet de votre formalité d'immatriculation ou des demandes de correction de la part du greffe.

Validation et réception de l'accusé de réception

Après avoir rempli l'intégralité du formulaire de création et la section des bénéficiaires effectifs, vous devrez valider votre déclaration. Le Guichet unique vous fournira un accusé de réception attestant du dépôt de votre dossier. Ce document est une preuve de votre démarche et contient un numéro de dépôt. Le greffe du tribunal de commerce compétent traitera ensuite votre dossier et procédera à l'immatriculation de votre société et à l'enregistrement de la déclaration des bénéficiaires effectifs au Registre des Bénéficiaires Effectifs (RBE), désormais intégré au Registre National des Entreprises (RNE).

Les conséquences d'une non-déclaration ou d'une déclaration erronée

L'obligation de déclaration des bénéficiaires effectifs n'est pas une simple formalité administrative. Le non-respect de cette exigence ou la fourniture d'informations fausses ou incomplètes peut entraîner des sanctions significatives.

Sanctions pénales et administratives

En cas d'absence de déclaration, de déclaration tardive, ou de déclaration d'informations inexactes ou incomplètes, les dirigeants de la société s'exposent à des sanctions prévues par le Code monétaire et financier :

• Sanctions pénales : l'article L. 574-5 du Code monétaire et financier prévoit une peine de six mois d'emprisonnement et une amende de 7 500 euros pour les personnes physiques responsables. Pour les personnes morales, l'amende peut s'élever jusqu'à 37 500 euros. Des peines complémentaires peuvent également être prononcées, telles que l'interdiction de gérer ou la privation de droits civiques.
• Sanctions administratives : le greffe du tribunal de commerce peut adresser une injonction de régularisation. En cas de non-respect, il peut désigner un mandataire chargé d'accomplir la formalité aux frais de la société.

De plus, le défaut de déclaration peut entraîner le refus d'immatriculation de la société ou le blocage de certaines de ses formalités ultérieures.

Impact sur la réputation de l'entreprise

Au-delà des sanctions légales, une non-conformité à l'obligation de déclaration des bénéficiaires effectifs peut gravement nuire à la réputation de l'entreprise. Cela peut soulever des doutes quant à l'intégrité et la transparence de la structure, affectant la confiance des partenaires commerciaux, des banques, des investisseurs et des clients. Dans un contexte où la transparence est de plus en plus valorisée, cet aspect n'est pas à négliger.

Mise à jour des informations : une obligation continue

La déclaration des bénéficiaires effectifs n'est pas une formalité unique. Elle doit être maintenue à jour tout au long de la vie de l'entreprise pour refléter fidèlement la réalité de son contrôle.

Quand faut-il modifier la déclaration ?

Toute modification concernant les bénéficiaires effectifs de la société doit faire l'objet d'une nouvelle déclaration dans un délai de 30 jours à compter de l'événement ayant entraîné le changement. Ces événements peuvent inclure :

• Un changement dans la répartition du capital ou des droits de vote (par exemple, cession de parts sociales, augmentation de capital).
• L'entrée ou la sortie d'un associé qui acquiert ou perd un seuil de contrôle.
• Une modification des "autres moyens de contrôle" (par exemple, modification des statuts, d'un pacte d'associés).
• Un changement d'identité d'un bénéficiaire effectif (par exemple, changement de nom, d'adresse).

Pour plus de détails sur cette procédure, veuillez consulter notre guide dédié : Modifier un bénéficiaire effectif.

La procédure de modification

La procédure de modification se réalise également en ligne via le Guichet unique de l'INPI. Il convient de sélectionner la formalité de "modification d'entreprise" et de naviguer jusqu'à la section des bénéficiaires effectifs pour y apporter les ajustements nécessaires. Le processus est similaire à la déclaration initiale mais se concentre sur les données à actualiser.

Consultation du Registre des bénéficiaires effectifs

Les informations relatives aux bénéficiaires effectifs sont centralisées dans le Registre National des Entreprises (RNE). Ce registre, qui a fusionné le Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) et le Registre Spécial des Agents Commerciaux (RSAC), intègre désormais également le Registre des Bénéficiaires Effectifs (RBE). Il est accessible au public, sous certaines conditions.

Une partie des informations est publiquement consultable : le nom, le ou les prénoms, le mois et l'année de naissance, la nationalité, le pays de résidence et la nature et l'étendue du contrôle exercé. L'adresse personnelle et la date de naissance complète ne sont pas accessibles au grand public. Les autorités compétentes (services de renseignement, douanes, etc.) ont un accès complet à toutes les informations. Pour en savoir plus sur les modalités de consultation, vous pouvez consulter notre page : Le Registre des Bénéficiaires Effectifs.

Anticiper la déclaration pour une création d'entreprise sereine

La déclaration des bénéficiaires effectifs est une étape clé dans le processus de création d'entreprise et de maintien de sa conformité. Une bonne préparation permet d'éviter les retards dans l'immatriculation et les risques de sanctions.

Il est recommandé de :

• Dès la phase de conception de votre projet, réfléchir à la structure de capitalisation et d'actionnariat pour identifier clairement les bénéficiaires effectifs.
• Recueillir l'ensemble des informations et documents nécessaires bien en amont du dépôt de la demande d'immatriculation.
• Utiliser les services d'accompagnement si la structure de l'entreprise est complexe ou si l'identification des bénéficiaires effectifs s'avère délicate.

En intégrant cette formalité dans votre planification, vous assurez une création d'entreprise fluide et une conformité réglementaire durable. Notre plateforme vous accompagne dans toutes vos démarches de création d'entreprise.